¿Qué es y cómo aplicar la metodología de las 5S?

Hoy en día, el tema de la organización personal se vuelve tan importante para lograr ciertas metas o propósitos. Seguro has escuchado hablar de la fama que tienen los japoneses de ser organizados; basta con recordar los ya icónicos consejos de Marie Kondo. Sin embargo, existe la famosa metodología de las 5S, cuya premisa es “orden y limpieza”. ¿Te interesa mejorar en estos aspectos? Aquí te decimos cómo iniciar.

¿Qué es la Metodología 5S?

La Metodología 5S es un enfoque organizativo japonés que se centra en la optimización del entorno laboral para maximizar la eficiencia. Los 5S representan: Seiri (Clasificación), Seiton (Orden), Seiso (Limpieza), Seiketsu (Estandarización) y Shitsuke (Disciplina). Al implementar estos principios, se reduce el desperdicio, se aumenta la productividad y se mejora la calidad del trabajo.

Aplicación de la Metodología 5S:

1. Clasificación (Seiri). Al aplicar el Seiri, se seleccionan y organizan los recursos clave, eliminando lo innecesario. El objetivo es distinguir entre elementos esenciales y no esenciales y proceder a su clasificación. Por ello, esta etapa es clave para identificar cualquier exceso o desperdicio que se esté produciendo en las actividades cotidianas.

2. Orden (Seiton). Se aplica un sistema de organización eficiente para optimizar el espacio de trabajo físico. Esta etapa se centra en crear métodos de organización eficientes, de manera que todos los recursos sean fáciles de usar, de encontrar y de almacenar. 

3. Limpieza (Seiso). Mantener un entorno limpio y ordenado es crucial. El objetivo de esta tercera etapa es tener un entorno laboral limpio, enfocado en la higiene y la salud. Trabajar en un lugar limpio y ordenado les permite a los colaboradores identificar con mayor facilidad las fallas en los equipos, desajustes en el ambiente o problemas de higiene y salubridad. 

4. Estandarización (Seiketsu). Establecer normas y procedimientos para mantener la organización y limpieza. Estandarizar permite crear un enfoque consistente, con el cual las tareas y procedimientos de las tres primeras etapas, se vuelven parte del ciclo natural de actividades que se realizan en la organización. 

5. Disciplina (Shitsuke). Fomentar la constancia y la adhesión a los estándares establecidos. El objetivo de esta etapa es hacer que todo lo que se logró en las demás fases se pueda sostener a través del tiempo. Es decir, una vez estandarizadas las nuevas conductas de orden y organización, estas deben pasar a formar parte de tu día a día.

Ventajas del método 5S

1. Mejora de la eficiencia. Al eliminar desorden y optimizar la disposición de elementos, se reduce el tiempo perdido en la búsqueda de herramientas, documentos o materiales necesarios, lo que aumenta la eficiencia operativa.

2. Reducción de desperdicios. La metodología 5S se enfoca en identificar y eliminar desperdicios, ya sea en forma de tiempo, recursos o espacio, lo que conduce a una disminución de costos y ahorro de recursos.

3. Entorno laboral más seguro. Al mantener áreas de trabajo limpias y organizadas, se minimizan los riesgos de accidentes laborales, lo que contribuye a un ambiente de trabajo más seguro.

4. Aumento de la moral y la motivación. Un entorno limpio y ordenado puede influir positivamente en el estado de ánimo y la moral de los empleados, lo que puede aumentar la productividad y la satisfacción laboral.

5. Facilita la estandarización y la mejora continua. Al establecer estándares claros y sistemas para mantenerlos, se sientan las bases para una mejora constante en los procesos y procedimientos, lo que conduce a una optimización a largo plazo.

6. Mejora en la calidad. Al identificar y corregir problemas relacionados con la organización y limpieza, se tiende a reducir la cantidad de errores, lo que se traduce en una mejora de la calidad del trabajo.

7. Fomenta el trabajo en equipo. La implementación de la metodología 5S a menudo involucra a todo el equipo, fomentando la colaboración y el trabajo conjunto para mantener un entorno limpio y organizado.